Пять вещей

о которых следует помнить при организации конференции

Конференция даже на самую прогрессивную тему может оказаться провальной, а с вполне себе знакомыми тезисами – успешной. Одна из причин таких полярных результатов – посредственная организация мероприятия. Оказывается, недостаточно придумать сочную идею, нужно еще и не оплошать с ее презентацией: единство содержания и формы в чистом виде.

Нюансов, которые надо держать в голове, масса, многие из них специфичны и зависят от формата ивента, целевой аудитории, площадки. Некоторые особенности в проведении мероприятия замечаешь только с опытом. Универсального минимума правил пока не существует: советы от опытных организаторов часто переваливают за сотню.

Мы же хотим обратить ваше внимание всего на 5 вещей, о которых следует помнить при организации конференции.

#1 – Тайминг

Вы уже слышали про тайминг, знаем. Но все равно выносим это пунктом номер один. Потому что опыт показывает: сделать расписание – это еще не все, даже не половина. Лекторы задерживаются, блоки сдвигаются, кофе-брейки отменяются и как результат – раздражение гостей и организаторов, хаос. Отклоняться от расписания недопустимо: если открытие еще можно задержать на пару минут, то выступление – нет. Время не возобновляемый ресурс, и вольно распоряжаться временем своих гостей и коллег – значит, проявлять неуважение. Вряд ли неприятный осадок – цель вашей конференции, так что быть излишне бдительным при составлении расписания не повредит.

#2 – Проговорите текст вслух

Неважно, будет это небольшая речь на открытии или один из блоков конференции, – необходимо потренироваться, засечь время (см. пункт 1). Еще лучше записать свое выступление и потом послушать. Если вы еще не очень опытный оратор, приготовьтесь к массе нелестных открытий: слова-паразиты, неуместные паузы, интонации, трудная для восприятия на слух скорость. Вы примерно или уже знаете, какая будет площадка, - это даст возможность отрегулировать громкость голоса. Помните: слушание, тем более активное, - тяжкий труд. И в ваших силах облегчить эту задачу вашим гостям.

#3 – Забота о госте

Конференция – это не всегда про людей, но всегда для людей. Температурный режим в помещении, по возможности естественное освещение, питьевая вода, парковка, количество мест для сидения, зоны для перерыва и курения, кофе-брейки – джентльменский набор. И если первые два пункта учтены, то после третьего у дискомфорта не останется шансов, вот увидите.

#4 – Цены на билеты и оплата

Формирование цены на билет – настоящее искусство: слишком дорого – никто не придет, слишком дешево – и вот аудитория полнится любителями халявы и заскучавшими прохожими. Адекватная же стоимость порадует целевую аудиторию и будет ей сигналом, что случайные люди на конференцию не придут, а значит, есть хорошие шансы продуктивного делового общения. Также стоит разнообразить варианты оплаты билетов: непосредственно на сайте eventsme.by, на входе, по карте, наличными.

#5 – Фидбэк

Пользу обратной связи, думаем, вы и сами знаете. Организовать сбор отзывов лучше по горячим следам, сразу после конференции. Будьте готовы, не вся критика будет конструктивной. Но угодить всем – это как лизнуть локоть (невозможно), поэтому сосредоточьтесь только на дельных комментариях и пожеланиях.


И помните: в любом случае возникнет ситуация, когда придется импровизировать. Просто примите это прямо сейчас, и тогда у вас останется больше времени на поиск решения.