“1 200 участников казались нам космической целью”:

организаторы “Бизнес-Пробуждения” о Трансформаторе, “Чижовка-Арене” и окупаемости

Еще год назад Антон Короткий, Денис Семеняко и Михаил Мысник ничего не знали про ивенты: занимались агентством по привлечению клиентов Xameleon и проектом по достижению целей “МойПрорыв”. Но когда решили организовывать бизнес-события, то почти сразу пришли к одной из крупнейших площадок в Минске - “Чижовка-Арене” и звезде русскоязычного бизнес-сообщества - Дмитрию Портнягину (Трансформатор). На его выступление пришло 1 600 человек. Об эмоциях и ошибках, бизнес-процессах и планах организаторы рассказывают в этом интервью.

Вы пережили свое первое крупное мероприятие. Как сейчас себя чувствуете?

Михаил: Мы думали, что выдохнем - а оказалось, нужно вдохнуть! Работы стало в разы больше. Мы не выбираемся со встреч.

“Чижовка-Арена”, 1 600 участников, Трансформатор… Как это было?

Антон: Когда мы заявляли такую цифру [было заявлено 1 200 участников. - Прим. автора], то до конца не понимали, сколько это на самом деле. Но когда увидели людей в зале, это было… ощущение, будто меняешь мир! Локально, по чуть-чуть, но хоть как-то. В предпринимательстве в первую очередь.

А если одним словом? Весело, страшно?

Антон: Очень энергично. Страшно точно не было. Было весело.

Михаил: Антону не было страшно, а вот мне было. Такой груз ответственности! Ты понимаешь, что каждое сказанное слово будет транслироваться. Но энергии и драйва внутри была масса.

И вот ты выходишь на сцену, видишь массу людей и…

Михаил: Это такой был шок! Но самый первый шок был в тот момент, когда мы поняли, что очередь на вход выстроилась до дороги.

Почему вы поставили цель собрать именно 1 200 участников?

Антон: Потому что эта цифра показалась нам космической. И мы захотели к ней стремиться. Предыдущее наше мероприятие [встреча с “бегущим банкиром” Андреем Онистратом. - Прим. автора] было на 550 человек, и мы решили, что собрать 1 000 в следующий раз будет круто, а 1 200 - почти нереально.

Перейдем к деталям подготовки. Как сумели договориться с Дмитрием Портнягиным?

Антон: Все началось довольно давно. Год назад мы поехали на конференцию примерно такого же формата и масштаба в Киеве. К завершению Дима как всегда звал всех фотографироваться, и нам удалось перекинуться парой слов: я сказал, что мы очень хотим привезти его в Минск. Далее написал ему в Фейсбук, он перевел на помощника… Мы увидели сумму гонорара и подумали, что, наверное, не сможем себе его позволить. Но решили рискнуть. Это было не взвешенное, а, скорее, эмоциональное решение. Мы поняли, что без риска не получится ничего.

Михаил: Киевская конференция была в мае, а договорились мы только в январе. Мы пытались связаться с Димой через разных людей, каждый раз по чуть-чуть убеждая.

Денис: Да, деньги его не очень мотивируют. Но зато ему интересно развивать канал на YouTube и получить больше подписчиков из Беларуси - тогда мы и предложили ему одну из самых крупных площадок в стране. Еще мы знаем, что Дима - фанат “упаковки” продукта. И наш дизайнер неделю готовила коммерческое предложение, выверяла его до мелочей. Думаю, это тоже сыграло роль.

В основном люди шли послушать хедлайнера. Остальные спикеры - это массовка?

Денис: На 100% нет. Мы хотели сделать вау-продукт и подошли к подбору спикеров очень тщательно. Посетили много мероприятий, расспрашивали людей, чтобы понять, чего в бизнес-событиях им не хватает. Оказалось, все очень просто: продажи, маркетинг, “упаковка” продукта, построение сильных команд. На этих темах и сконцентрировались. Это должна была быть не просто мотивационная речь, а практические инструменты. Очень важно было, чтобы каждого из спикеров мы видели лично. На выступлениях некоторых мы были несколько раз.

Кому из спикеров вы платили гонорар?

Антон: Всем, кроме одного выступления белорусов.

Какая часть бюджета ушла на гонорары?

Антон: Процентов 80.

А общий бюджет мероприятия?

Антон: Около $85 000.

Вы окупились?

Антон: Да.

А вышли в прибыль или в “ноль”?

Михаил: Мы ведь предприниматели. Конечно, в прибыль.

На лендинге, с которого велись продажи билетов, не были указаны цены. Почему?

Антон: С этим вопросом мы сражались и внутри компании, а потом и с частью клиентов. Почему? Да потому что мы как маркетологи понимаем, что размещение цены убивает конверсию. Человек, который заинтересовался продуктом, скорее оставит заявку, если цены на сайте нет. А по телефону продать билет легче.

Денис: Другими словами, человеку нужно сначала показать ценность, а потом цену. Он вряд ли детально вчитывается в текст и не понимает, как мероприятие может решить его проблему. А в разговоре наш продавец задавал наводящие вопросы: кто вы, какие задачи перед вами стоят, что вы хотите получить от мероприятия.

Сколько было пакетов участников?

Михаил: 4, хотя потом мы добавили еще один. Стандартный пакет за $60 был с рассадкой на последних местах трибун, но мы пошли навстречу фанатам Димы, которые не могут позволить себе эту сумму, и выделили еще 100 более дешевых мест на боковых трибунах.

Далее был бизнес-пакет за $100 - это размещение ближе к сцене и видеозаписи. VIP-пакет за $160 - еще ближе к сцене, книга Трансформатора, отдельная стойка регистрации, обед и кофе-брейки в отдельной зоне. А в самый дорогой - “Премиум” - пакет входило еще и участие в афтепати и закрытом telegram-чате. Кофе-брейки были включены только в пакеты VIP и “Премиум”.

Сколько участников посетило афтепати?

Михаил: Человек 100.

3 вещи, которые могли пройти на конференции лучше?

Михаил: Скорость регистрации. Мы затянули, опоздали с началом минут на 20. А за последние несколько дней мы продали столько билетов, что пришлось экстренно добирать волонтеров, дозаказывать раздаточные материалы.

Антон: Мне запомнился недостаток женских туалетов. У девушек-участниц были чуть ли не конфликты с волонтерами! Хотя администрация площадки обещала, что открытых туалетов будет достаточно, в день конференции мы экстренно искали ключи от дополнительных санузлов.

Денис: Еще у нас не было механики, как вовремя вернуть людей в зал с перерыва. Ведущий после окончания перерыва еще минут 20 собирал людей. Так мы выбились из графика минут на 50.

В следующий раз волонтеры будут обходить площадку, сообщая об окончании перерыва. А один из спикеров посоветовал просто собирать людей “оцеплением”. И третий способ мы видели на одном из белорусских мероприятий - SMS-рассылка за 5 минут до старта.

Вы подошли к афтепати как к зрелищной вечеринке. Назовите три главных фишки - что было “вау”?

Денис: Ведущий, Артем Рыбакин. В тандеме с нашим спикером Михаилом Гребенюком он зажег!

Михаил: Да, и сам Михаил - офигеннейший оратор, все его выступления проходят в стиле легкого стендапа. На афтепати он разыграл свой курс за $10 000, а в ответ заставил Рыбакина разыграть день своей работы на любом мероприятии.

Антон: Да, фишка номер 2 - это розыгрыш!

Денис: Для меня третья фишка - нетворкинг. Мы старались создать атмосферу, где люди хотят знакомиться: например, в заведении почти не было сидячих мест, зато было немного алкоголя, легкая музыка и ведущий, который провоцировал на общение. Любопытно, что у пришедших была цель, скорее, завести знакомства с другими участниками, чем пообщаться со спикерами.

Давайте теперь о делах вашей компании. Как я поняла, перед конференцией вам экстренно нужны были сотрудники. Как происходил этот рост?

Михаил: За первые 3 дня после анонса мы получили больше тысячи заявок участников. Некоторые ожидали звонка менеджера 2 недели! Я сам садился и звонил! Так продолжалось около месяца.

Денис: Так что в первую очередь понадобились продавцы. Продавцы должны были помогать в выборе пакетов. Мы искали их по соцсетям, и многие откликались, потому что знали Портнягина. Было много желающих поучаствовать даже бесплатно.

Так мы наняли трех человек почти с нулевым опытом продаж и обучили с помощью тренера. Он проводил тренинги, прослушивал звонки, учил сегментации лидов, ведению CRM… В общем, постоянно был на подхвате.

А холодные продажи были?

Антон: Нет, все лиды так или иначе проявляли интерес - кто-то поставил плюсик в Инстаграм, кто-то заявку на сайте оставил.

Кого еще наняли?

Денис: Когда задач по подготовке площадки всплывало все больше - пожарники, охрана, скорая, рассадка, экраны, звук, - еще одного человека мы пригласили как партнера для работы с площадкой. Это было очень правильное решение: такой фронт работ мы бы не потянули.

Антон: Еще мы привлекли наших с Мишей штатных помощников. Было и много партнеров на аутсорсе: например, афтепати организовало ивент-агентство. И, конечно, были волонтеры.

Михаил: Добавлю, что очень легко было работать с людьми, которые влюблены в идею. Бывали случаи, когда они оставались ночевать в офисе. А поработать в выходные - вообще без вопросов.

Вы задействовали много людей. Как думаете, сколько задач вы не успели проконтролировать и где сотрудники и партнеры сделали в лучшем случае ничего?

Михаил: Что-то точно было выполнено “не на десяточку”. Но у нас такой принцип: мы доверяем людям. Пусть лучше я буду доверять, и человек меня подведет, чем наоборот.

Денис: Например, были партнеры, которые должны были организовать присутствие крупных СМИ в зале и публикации в дальнейшем. Но я ничего не видел.

Какой профит конференция принесла вашим проектам?

Антон: У нас была другая цель - прокачать свой личный бренд. Мы ее достигли. Более того, мы пересмотрели приоритеты и решили отойти от оперативного управления, чтобы сфокусироваться на мероприятиях и других проектах.

Но спрос на услуги агентства вырос: загрузка обеспечена на месяца 2 вперед, и мы не берем новых клиентов. Многие соглашаются ждать, что тоже немаловажно.

Что вы делали на следующий день после конференции?

Антон: С утра мы были на завтраке со спикерами, потом провели время с Димой. А вот через день уже отдыхали: я был с семьей, ни о чем не думал, сидел в телефоне и читал отзывы.

Какой из негативных отзывов был самым странным?

Михаил: Я видел гневный пост о том, что среди спикеров не было ни одной женщины. Хотя на самом деле переговоры с женщинами мы тоже вели, просто не договорились. Были также отзывы, что белорусским спикерам не хватило харизмы.

Совет, который Портнягин дал лично вам?

Михаил: Во-первых, пригласить в следующий раз хоть одну женщину…. Шутка. :) Он пожелал не останавливаться.

Денис: Еще посоветовал следить за распределением сил и не распыляться. Он сказал, что после мероприятия к нам начнут обращаться с разными запросами: “А давай вместе делать бизнес, а помоги, а организуй для нас…” Важно не хвататься за все сразу. Так и происходит.

Что сейчас в планах?

Михаил: Готовим однодневный практикум нашего спикера Кирилла Куницкого - написав пост в Инстаграм после конференции, он уже собрал на него около 200 желающих. Из более серьезных планов - собираемся открыть клуб предпринимателей “Трансформатор” в Минске.

А какое мероприятие будет следующим?

Антон: Мы уже готовимся к “Бизнес-Пробуждению 2.0” и рассчитываем на минимум 3 000 участников.