“После работы фигачил до глубокой ночи”:

организатор DelEx о первом опыте, батлах спикеров и отсутствии денег

Казалось бы, IT-конференций в Минске немало. Но свободных ниш полно - например, событие для инженеров уровня senior+. Этого не замечали опытные организаторы, но зато заметил айтишник: Дмитрий Гуменюк, Product Manager в EPAM, а в прошлом и сам разработчик, решил создать для IT-сообщества новую площадку. В феврале 2018 г. он организовал конференцию DelEx Conference 2018: DevOps and Test Automation, ориентированную на ведущих инженеров. Почему она могла так и не состояться, какие фишки он привнес на ивент-рынок и в чем пришлось отказывать партнерам - Дмитрий делится в этом интервью.

Почему вы решили создать конференцию?

Я работаю в этой сфере более 11 лет, сейчас разрабатываю решения в центре компетенций. В нем мы собираем лучшие практики и опыт - как позитивный, так и негативный. 3 года я активно выступаю - по 10-20 раз в год, везде, но только не в Минске. И пришло понимание, что у нас нет ни одного мероприятия для уровня senior и выше. Есть в основном те, которые касаются начального уровня. Я и решил нацелиться на ведущих разработчиков и senior с опытом работы от 3 до 8 лет.

Как совмещали работу и организацию конференции?

Рано поутру занимался конференцией - звонки, обсуждения. Потом ехал в офис, а после работы возвращался домой, открывал ноутбук и фигачил дальше, до глубокой ночи. Самый ад длился месяца полтора. Предварительная подготовка в спокойном режиме - еще месяц.

Сильно сказалось то, что конференция проходила в феврале, прямо после Нового года. Меня предупреждали, что это нелегкое время для организации события: примерно с 15 декабря и вплоть до середины января в компаниях не решаются никакие финансовые вопросы, до конца января идет бюджетирование и практически прекращается движение денег. Поэтому все финансовые вложения партнеров состоялись в основном в последние недели до мероприятия. Это было очень волнительно и страшно. Мне заранее нужно было оплатить трансфер докладчикам, забронировать площадку, оборудование… Я и команда организаторов платили сами и были готовы продать машины. Они уже были оценены для продажи в залог. Мы пообещали себе, что конференция состоится - с машинами или без. К счастью, продавать их не пришлось.

Вы смогли привлечь 10 партнеров. Как вы думаете, почему вам удалось договориться с таким количеством?

Во-первых, мы попали в трендовую тематику. Во-вторых, в Минске, да и в Беларуси действительно не было площадки для senior+. Она уже просилась, можно сказать. Ну и третье - я обаяшка. :) А если серьезно, то за 11 лет в этой сфере у меня появилось много знакомых, еще больше их стало за годы выступлений. Понятно, что сперва доверия к конференции нет, потому что ее еще никто не знал. Но знали меня, знали, чем я занимаюсь и какие темы продвигаю, на этом и строилось доверие.

Какие условия вы предлагали? Чего вообще хотят партнеры от IT-конференций?

Во-первых, они хотят рассказать о себе, похвалиться своими проектами. И вторая цель - найм. Где еще инженер может узнать быстро и подробно, что происходит внутри компании?

Мы взяли стандартный набор пакетов для Минска и скомпоновали с опытом конференций из стран СНГ. Первое и самое главное условие, которое мы заявили: мы не продаем контакты участников. Последние годы на рынке Минска сложилась ситуация, когда IT-компании становятся партнерами, только если организаторы продают им список контактов всех присутствующих. Мы отказались от этой идеи наотрез. Нашим участникам, специалистам высокого уровня, такое не нужно. Мне лично не хотелось бы прийти на событие, которое продает мои контакты, чтобы меня потом дергали рекрутеры. На конференции партнер тоже должен работать, представляя себя и привлекая аудиторию. Просто купить контакты - неэффективно и неэтично. Какой смысл тогда ставить стенд вообще? Лучше придите, увлеките инженеров, чтобы они сами отдавали свои контакты. Вот это и будет неподкупным, настоящим интересом. Некоторые компании по этой причине отказались от партнерства. Но я считаю, что это был правильный ход.

К новинкам можно отнести и мини-доклады на стендах партнеров в перерывах между основными докладами. Не мы первые это придумали, но мы видели, что это вызывает интерес. Но по договору мы имели право отказать в выступлении, если качество контента было низким.

EPAM был тоже в числе партнеров. Как работодатель отнесся к вашей инициативе?

Это было непросто. Но в первую очередь я позиционировал конференцию как нечто самостоятельное, не относящееся к компании. Ведь у каждого есть свободное после работы время. И оказалось, у EPAM тоже было ощущение нехватки таких площадок и недостаток позиционирования на этом уровне. На конференцию компания даже привезла рабочий стенд мобильной фермы, которые имеют большую популярность, но в основном реализованы для Android-устройств. Свое же решение компании удалось сделать и для Apple. Это горячая разработка, и ходило много слухов, существует она или нет. Аналог таких решений стоит немалых денег, и то - только за доступ к использованию, но никак не к исходному коду. Компания не побоялась привезти на демонстрацию работающий стенд.

У вас было 4 потока, около 30 докладчиков. Как сформировали такую широкую сетку выступлений?

С одной стороны, это было легко, потому что я сам в теме и мне понятно, куда ветер дует. Спикеры и сами предлагали хороший материал. Когда мы открыли Call For Papers (набор заявок), то получили хорошие идеи. Но из них тоже пришлось выбирать: во-первых, на всех не хватило бы слотов, во-вторых, нужны были максимально полезные и попадающие под тематику. Была проделана огромная работа банально по пересмотру предыдущих докладов потенциальных спикеров. Я ночами гуглил, о чем они рассказывали на других конференциях.

Как работали с отобранными докладчиками?

Ранее я не встречал такой практики на открытых конференциях стран СНГ и Европы, но мы решили организовать для них public speaking тренинги. Ведь одно дело, когда программный комитет прослушивает докладчика, чтобы знать, что он будет рассказывать, и помочь правильно подать техническую составляющую, и другое, когда докладчиков “натаскивают” тренеры ораторского искусства. Два нанятых тренера советовали, как подавать мысли, строить доклад и слайды, делились практиками по удержанию внимания, де-троллингу. Благодаря им на ранних этапах удалось исправить ошибки, которые докладчик заметит только спустя год-два выступлений - например, up-speak (когда предложение заканчивается на повышенном тоне), слова-паразиты, нелогичное формулирование мысли и так далее.

Прослушивали почти всех. Некоторым нужно было и 2, и 3 встречи. Бывало, и после трех встреч получалось неидеально. Думаю, мы задали тренд на рынке: буквально через месяц в Киеве организаторы конференции по схожей тематике наняли наших же тренеров. Значит, опыт был полезен.

А на самой конференции в каждом зале были модераторы, что тоже нечастое явление в открытых IT-событиях. Обычно организаторы ограничиваются ассистентами, которые регистрируют, подают микрофоны. Модератор же следит за тематикой доклада, вопросами из зала, отсекает вопросы не по теме. Найти их было несложно, мы пригласили опытных ребят и даже самих докладчиков.

Какие еще идеи привнесли на ивент-рынок?

Наверное, самой горячей новинкой был формат Stand-up Karaoke Battle. Это был эксперимент, поэтому мы провели его только на afterparty. Что-то похожее мы встречали в Штатах, там это называется ignite talks - зажигающие доклады для раскачивания аудитории. Мы гиперболизировали идею, переведя ее в состояние батла. Смысл в том, что на сцену выходят два опытных докладчика и они на лету по заданной теме и совершенно незнакомым слайдам должны генерировать выступление - например, “Как войти в IT”, “Как выйти из IT”, “Роль машинного обучения в автоматизации”, “Как делать DevOps” и так далее. Результат превзошел ожидания. Получилось смешно и небанально, совсем как стендап.

IT-события ассоциируются с неформальными, лофтовыми помещениями. Почему в качестве площадки вы выбрали именно отель Renaissance?

Скорее это мы в Минске привыкли, что IT-событие - это холодный лофт. Вне Беларуси это всегда размах отелей или выставочных центров. Да и крутого докладчика не пригласишь в помещение условно без кислорода и где кормят только печеньками. В Renaissance комфортно, налажено питание ресторанного типа, много залов (а у лофтовых площадок нет столько места и большого количества залов в принципе). Весомый аргумент - у отеля уже есть опыт работы с IT-ивентами.

У IT-ивентов настолько особенные запросы?

Да, гораздо выше требования к техническому оснащению, например, количество точек Wi-Fi, качество проекторов, звука, возможность записи видео, в том числе стриминга. Маленькие площадки не готовы купить проектор, скажем, за $15 000, но отель в его масштабе может на это пойти и отбить расходы. До проведения IT-встреч в Renaissance было 2 Wi-Fi точки на этаж. Сейчас их 25. И то наши участники смогли “положить” сеть.

Как был организован нетворкинг?

Например, мы сделали зоны ask expert - места, где гарантированно находятся докладчики после выступления и можно задать им вопросы. А на открывающем выступлении у каждого было по 30 секунд, чтобы познакомиться с тем, кто сидит рядом. Следующим шагом был обмен шарфами! На входе мы дарили разноцветные спортивные шарфы, и поводом для последующей коммуникации была возможность поменяться с другим участником, если участника не устраивал цвет. По обратной связи было видно, что идея людям понравилась.

Как вы привлекали участников и довольны ли заполненностью?

312 человек - это очень хорошее число для Минска и нашей тематики. К нам прилетели даже люди из Новосибирска, а также Харькова, Киева, Нижнего Новгорода, Москвы, Питера, Вильнюса, Кракова. Из Сибири в Минск, на нашу первую конференцию - это показатель!

Мы очень волновались, что не наберем это количество. Многие постоянно нас этим пугали, читали как мантру… Билеты не сразу покупались активно, и мысленно я уже распрощался с машиной. Нервы жгло очень сильно. Но это тоже следствие бюджетирования: многие компании оплачивают билеты сотрудникам, и они не давали ответов по поводу покупки вплоть до конца января. Основные продажи пошли за три недели до старта. Уже позже я узнал - на самом деле, так происходит у большинства. А за несколько дней до начала нам уже пришлось отказывать некоторым желающим, мы не хотели портить впечатление, добавляя людей сверх запланированного.

В продвижении очень помогли социальные сети и референсы. Докладчики шарили анонсы, помог и мой опыт. Заказывали рекламу, в основном на те регионы, где нет влияния наших докладчиков. Правда, она оказалась не так эффективна, как личные связи.

На что вы больше всего потратились?

В первую очередь на площадку и питание, а также перелеты и проживание спикеров. Очень дорогим был кейтеринг. Барух Садогурский, матерый докладчик с большим стажем, который выступает на 40 конференциях в год уже на протяжении 5 лет и успел навидаться всякого, в своем интервью сказал, что мы ему задали новый топ-уровень по питанию на конференциях. Это было очень недешево, но того стоило! Мы делали фуршеты в течение дня - сэндвичи, фрукты, сладости, полноценный обед, а также закуски и алкоголь на afterparty.

С обедом вышел казус: вначале участники увидели только тарелки с салатами, решили, что это все, и стали покидать места. Пришлось некоторых возвращать, пока официанты подавали другие блюда. И обед, кстати, тоже был хорошим пунктом для нетворкинга: в поисках места участники подсаживались за столики к докладчикам, знакомились...

А на afterparty мы заметили много “левых” людей, которые просто сметали все со столов! Видимо, по социалкам и скайпикам разлетелась информация о конференции, а мы к концу дня уже не следили за бейджами на входе. Так к завершению в зале стало ощутимо больше людей! Хотя обычно под конец конференции пустеют. Сначала мы думали “включать” злых дядек, но потом решили, что это и есть лучшая реклама.

Окупилось ли мероприятие?

Целью мероприятия не был заработок. В финансовом плане моя цель была просто не продать машину. :) И пусть машины остались при нас, мероприятие не окупилось. Но я считаю, что первая попытка была очень удачная.

Какую пользу конференция принесла лично вам?

Как минимум, увеличение контактов. LinkedIn просто “бомбанул”! А вообще я хотел создать площадку - и, как вижу, получилось. Теперь есть мероприятие, куда не стыдно пригласить матерых экспертов из-за рубежа. Не только же нам к ним ездить!

Какие заметки сделали на будущее?

Хотелось бы, чтобы в сутках было часов 30, чтобы успеть подготовиться. :) Хочется разнообразить форматы выступлений - не только one to many, но и дискуссии, воркшопы. Людям ведь интересно не только слушать, но и участвовать. Еще хотелось бы научиться быстрее решать многие организационные задачи. Некоторые делегировать и в принципе забыть о них. Еще я продолжу поиски хорошей техники. Минск еще только зреет до высокого технического уровня, и у нас банально отсутствуют команды, которые могут сопровождать серьезные мероприятия, мало качественного оборудования. И его пока не закупают, потому что нет спроса.

Вижу, вы решили продолжать эту конференцию. Когда будет следующая?

В следующем году поставим, скорее всего, планку в 400 участников и постараемся сделать конференцию ежегодной. Делать чаще бессмысленно: это отняло бы все свободное время организаторов, да и докладчики не успевают так быстро генерировать хороший контент. Материал нужно изучить и освоить. А мы хотим бороться за качество.